Sunday, February 26, 2012

LESSON 04: MORE SHAREPOINT LIST, DATA TYPES, SITE CONTENT TYPE, SITE COLUMN, DOCUMENT LIBRARY


Objectives:

ü     Tìm hiểu về kiểu dữ liệu chẳng hạn như: Lookup Field Type, Personal or Group Type

ü     Cách tạo column dựa trên sự diễn tả của columns khác

ü     Tìm hiểu SharePoint  Content Type và SharePoint  Site Column

ü     Làm việc với Library SharePoint  List

ü     Cách định nghĩa version cho Library SharePoint  List
 

Exercise: Có 2 site là Publishing site và Team site

·        Exercise 01 : Trở về Top-Level site mặc định của SharePoint

o       Click vào link sau :

§        “View All Site Content” hoặc List Type | Create Link

§        Site Action | Create Link

o       Trên Custom List category

§        Chọn link “Custom List”

§        Nhập vào tên List là Provinces

§        Nhập vào Description là Provinces of Vietnam

§        Check on là Yes trong option “Display on Quick Launch”

·        Click chọn nút “Create”

Exercise 02 : Thay đổi tiêu đề của column

·        Chọn Provinces List

·        Settings | List Settings |

·        Trên Columns

o       Click vào Title | Thay đổi Title thành Province Name

o       Maximum number của ký tự là 50

o       Nhấn OK

·        Chọn Province List

o       Nhập Province Name

§        Ho Chi Minh, Ha Noi, Thua Thien Hue

·        Nhấn OK

               
Exercise 03 : Định nghĩa lookup field cho column
·        Tiếp tục với Employees List
·        Click vào Create Column
o       Column Name : Active
o       Yes/No | Default : Yes
o       Nhấn Save
                         
·        Click vào Create Column
o       Column Name : Province
o       Lookup | Get information from (chọn Provinces)
o       In this column (chọn Province Name)
o       Nhấn Save
                           
·        Click vào Create Column
o       Column Name : Description
o       Multiple lines of text | Multiple lines of text (6)
o       Rich text (Bold, italics, text alignment)
o       Nhấn Save

·        Mở Employees List
o       Nhập 1 vài Item vào sharepoint List
Exercise 04 : Tìm hiểu về Calculation cho column kiểu string
·        Click vào List Employees
·        Click vào Create Column
o       Column Name : Full Name | Calculate type
o       Kết nối First Name và Last Name
o       Sử dụng biểu thức
§        [First Name] &” ”&[ Last Name]
§        Return single line text
o       Nhấn Save
                           
Exercise 05: Tìm hiểu về Calculation cho column kiểu number
·        Tạo mới List tên là Salary
·        Click vào Create Column
o       Tên là Employee kiểu dữ liệu Lookup | Get information from (chọn FullName từ Employees)
o       Tên BasicSalary kiểu number
o       Tên SocialIns kiểu Calculate (5% BasicSalary)
                           
o       Tên MedicialIns kiểu Calculate (2% BasicSalary)
o       Tên Union kiểu Calculate (1% BasicSalary)
o       Tên IncomeTax kiểu Calculate (10% BasicSalary)
Exercise 06: Làm việc với Document Library
·        Tiếp tục với Sharepoint Site
·        Tạo mới 1 Sharepoint
o       Chọn Document Library

o       Tên là LeaveForms
o       Description là Monthly Leave Forms of Employees
o       Nhấn Save

·        Upload một vài files
o       Chọn LeaveForms document library
o       Xem Properties và có thể thay đổi tên file hoặc title
o       Nhấn Save
Exercise 07 : Tạo mới folder trên Sharepoint Document
o       Tiếp tục với document list library là LeaveForms
§        Add new folder

§        Tên là Des2008
o       Upload 1 vài file excels vào folder này
Exercise 08 : Không cho phép tạo folder trên LeaveForms document
·        Chọn LeaveForms document library
·        Chọn Settings | Document Library Settings

o       Trong Advanced Settings
o       Check No option cho Display  “New Folder” command on the New menu ? 
o       Nhấn OK
·        Click New | và xem có thấy New Folder  ?
Exercise 09 : Tìm hiểu về check out và check in document library
·        Tiếp tục với document list library là LeaveForms
·        Logged với tài khoản quản trị
o       Chọn document name | R-Click | Check out document

o       Edit properties và thay đổi tên file
·        Mở browser lên
o       Logged với tài khoản đã thêm vào site
o       Chọn check out document và cố
§        Check in document

§        Xem properties và thay đổi tên file
Exercise 10 : Tìm hiểu cách copy file từ windows Explorer đến folder của SharePoint Document library
·        Tiếp tục với document list library là LeaveForms
·        Click vào Action | Open with window Explorer
o       Logged với tài khoản quản trị
§        Chọn folder của LeaveForms
§        Chọn Actions | Open with window Explorer

o       Bật folder của PC
o       Chọn 1 hoặc 1 vài file và copy sau đó paste vào folder LeaveForms

o       Kiểm tra folder và sub folders
·        Trở lại LeaveForms List
o       Kiểm tra file đã được copy vào đó

Exercise 11 : Làm việc với Image và Hyper Link
·        Tạo mới list Sharepoint Picture library

o       Tên là MyFriendPhotos
o       Description là Photo of My Friends

·        Upload 1 vài pictures
o       Chọn 1 trong những picture
o       Copy URL của picture đã chọn
·        Trở lại Employees List
o       Click vào New | New Item
o       Nhập thông tin của nhân viên
o       Trong Description, bạn có thể thêm image = những URL trên
Exercise 12 : Làm việc với Slide Library
·        Tạo mới list SharePoint Slide library

o       Tên là ExcelSlide
o       Description là Slide of Excel Advanced

·        Upload slide
o       Chọn slide từ pc
o       Edit properties và thay đổi
o       Presentation, Description
Exercise 13 : Làm việc với KnowledgeBase List
·        Tạo mới list SharePoint Wiki library
o       Tên là KnowledgeBase
o       Description là knowledge of computer science
·        Chọn KnowledgeBase
o       Chọn link New | New Wiki Page
o       Nhập tên là MOSS
o       Thêm nội dung : tùy ý
o       Sửa và xóa 1 vài nội dung trong đó
o       Click vào History và … ?
Exercise 14 : Tìm hiểu cách tạo Sites Content Type
·        Tiếp tục với top-level site
·        Chọn Site Actions | Site Settings
o       Trong Gallaries | chọn link “Site content types”

o       Click tạo link và tên là MyContentType
§        Description là: “New Content Type”
§        Chọn parent content type “ List Content Type”
§        Parent content type là :  “ Item ”
§        Put this site content type into : MyContentTypeGroup
§        Nhấn OK

o       Chọn link MyContentType
§        Thêm từ new site column

§        Định nghĩa 1 vài column
Exercise 15 : Cách sử dụng Sites Content Type
·        Trở về home page
·        Tạo mới hay sửa SharePoint List đang tồn tại
·        Chọn Site Actions | Site Settings
·        Trong columns
o       Chọn “Add from existing SharePoint List”

o       Trong “Select site columns from” là Custom columns
o       Trong “Available site columns” là MyColumn
o       Chọn Add
·        Nhấn OK

Exercise 16 : Tìm hiểu cách định nghĩa Sites Column
·        Chọn Site Actions | Site Settings
o       Trong Gallaries | chọn link “Site columns”

o       Click tạo link và tên là MyNewColumn
§        Kiểu dữ liệu là “ Lookup ”
§        Put this site column into : MyNewColumnGroup
§        Get information from là  “ Employees ”
§        In this column is FullName
§        Check on “Allow multiple values”
§        Nhấn OK
          

Exercise 17 : Cách sử dụng custom Sites Column
·        Trở về home page
·        Tạo mới hay sửa SharePoint List đang tồn tại
·        Chọn Site Actions | Site Settings
·        Trong columns
o       Chọn  link “Add from existing site columns”
o       Trong “Select site columns from” là MyNewColumnGroup
o       Trong “Available site columns” là MyNewColumn
o       Chọn Add
·        Nhấn OK

Exercise 18 : Versioning của document library
·        Tạo mới 1 Document library
o       Type là Document library

o       Name là “My Documents”
·        Chọn “My Documents” document library
o       Settings | Document library Settings
§        Versioning settings

§        check on “Create major versions”
§        Optionally limit the number of versions to retain
§        Check on “Keep the following number of major versions”
§        Nhập vào số 3

·        Upload 1 vài file
o       Edit và modify
Exercise 19 : Tìm hiểu thêm về document library
·        Tạo mới 1 Document library
o       Type là Document library
o       Name là “Account Documents”
·        Chọn “Account Documents” list
o       Settings | Document library Settings
§        Versioning settings | check on “Create major and minor (draft) versions ”
§        Optionally limit the number of versions to retain
§        Check on “Keep the following number of major versions”
§        Nhập vào số 3
§        Check on “Keep draft for the following number of major versions”
§        Nhập vào số 5

·        Upload 1 vài file
o       Edit và modify
o       Kiểm tra version của document
                           

0 comments:

Post a Comment